- Je bevindt je hier:
-
Start
-
Een evenement organiseren
- Samenwerking
Samenwerking
Verantwoordelijkheden en samenwerking
Wie doet wat bij evenementen?
Evenementenorganisator
Als organisator van een evenement ben je hoofdverantwoordelijk voor het evenement.
- je meldt het evenement voor 1 november van het jaar voorafgaande aan het jaar waarin je het evenement wilt houden aan bij de gemeente (of bij spontaan opkomende evenementen zo spoedig mogelijk), zodat dit op het evenementenoverzicht kan worden geplaatst;
- je doet een melding (bij kleinschalige evenementen) of vraagt een vergunning aan bij de gemeente voor het organiseren van een evenement;
- je hebt hierbij de verplichting om alle informatie te verschaffen die voor de beoordeling van de aanvraag noodzakelijk is;
- je bent verantwoordelijk voor het aanleveren van een tijdige, correcte en complete vergunningaanvraag, veiligheidsplan (bij aandachts- en risico evenementen) en bijbehorende tekeningen en eventueel andere documenten zoals certificaten;
- je bent eerstverantwoordelijk voor een veilig en ordelijk verloop van het evenement, dus de veiligheid van het publiek, vrijwilligers/werknemers, verkeersregelaars, communicatie naar belanghebbenden en het beperken van overlast. Indien nodig zorg je als organisator voor veiligheidsmaatregelen (zoals beveiliging, toegangscontrole e.d.);
- je dient zelf in staat te zijn kleine calamiteiten te bestrijden;
- je bent verantwoordelijk voor het gehele evenement en daarbij het naleven van gestelde voorschriften in de vergunning;
- je bent verplicht om derden die deel uitmaken van het evenement, zoals kraamhouders op een braderie, op de hoogte te stellen van de gestelde voorschriften. Dit betekent dat je er ook voor verantwoordelijk bent dat derden, die deel uitmaken van het evenement, zich aan de gestelde voorschriften houden;
- je regelt zelf de materialen voor het evenement, zoals podia, dranghekken, eenvoudige verkeersmaatregelen (zoals dranghek met een verkeersbord), afvalbakken, tenten (bijvoorbeeld via verhuurbedrijven). Je zorgt ook voor het afvoeren van het afval;
- je regelt zelf ook de inzet van verkeersregelaars als dit nodig is voor een veilige verkeersafwikkeling tijdens het evenement. Meer informatie over verkeersregelaars vind je op de website van de Stichting Verkeersregelaars.
De verantwoordelijkheid strekt zich ook uit tot de woon- en leefomgeving. Het gaat dan vooral om het voorkomen en beperken van overlastaspecten betreffende geluid, afval, parkeren, enzovoort. Voorop staat dat je als de organisator goed moet communiceren, niet alleen naar de gemeente maar zeker ook naar omwonenden en omliggende bedrijven. Zowel vooraf als achteraf. Hiertoe is een draaiboek en een veiligheidsplan een goed hulpmiddel (vooral bedoeld voor evenementen met een middelmatig of hoog risico). Het veiligheidsplan is bedoeld om de getroffen maatregelen en afspraken voor het evenement inzichtelijk te maken. Hiermee zorg je dat je risico’s voor veiligheid en gezondheid in beeld hebt en deze weet te beperken en te beheersen. Meer info en een format voor een veiligheidsplan vind je op de website van de gemeente Venray.
Evenementen bijeenkomsten
Veelgestelde vragen
Er zijn drie type evenementen:
1. Voor sommige (kleine) evenementen in gebouwen hoef je geen vergunning aan te vragen (vergunningsvrij evenement).
2. Bij andere evenementen geldt een plicht om het bij de gemeente te melden (meldingsplichtig evenement).
3. En er zijn evenementen waarvoor je een vergunning moet aanvragen bij de gemeente (vergunningsplichtig evenement).
Je leest er meer over op de pagina Een evenement organiseren.
Evenementen kunnen op allerlei locaties worden gehouden. Venray kent vele locaties waar evenementen kunnen worden georganiseerd.
De meesten hebben we voor jou in kaart gebracht op de pagina Evenementenlocaties.
Als organisator van een evenement ben je hoofdverantwoordelijk voor het evenement en dat strekt zich ook uit tot de woon- en leefomgeving. Op de pagina Verantwoordelijkheden en samenwerking tref je alle informatie aan. Ook van alle samenwerkende partijen waar je met specifieke vragen terecht kunt.
Om je evenement tot een succes te maken, is het van belang dat je de spelregels kent én ook de tips. Je leest er meer over op de pagina Een evenement organiseren.
Op de website van de gemeente Venray kun je checken tot welk type jouw evenement behoort.
De taak van de gemeente is om een belangenafweging te maken bij het al dan niet verlenen van een vergunning. Het gaat dan om belangen als: ruimte geven aan initiatieven, veiligheid waarborgen, maatschappelijke, culturele, economische functie stimuleren en overlast beperken.
Jazeker! We hebben vele adviezen en tips hoe je je evenement kunt verduurzamen. Je leest er meer over op de pagina Duurzaam evenementen organiseren in Venray.