Wie doet wat bij evenementen?
Evenementenorganisator
Als organisator van een evenement ben je hoofdverantwoordelijk voor het evenement.
- je meldt het evenement voor 1 november van het jaar voorafgaande aan het jaar waarin je het evenement wilt houden aan bij de gemeente (of bij spontaan opkomende evenementen zo spoedig mogelijk), zodat dit op het evenementenoverzicht kan worden geplaatst;
- je doet een melding (bij kleinschalige evenementen) of vraagt een vergunning aan bij de gemeente voor het organiseren van een evenement;
- je hebt hierbij de verplichting om alle informatie te verschaffen die voor de beoordeling van de aanvraag noodzakelijk is;
- je bent verantwoordelijk voor het aanleveren van een tijdige, correcte en complete vergunningaanvraag, veiligheidsplan (bij aandachts- en risico evenementen) en bijbehorende tekeningen en eventueel andere documenten zoals certificaten;
- je bent eerstverantwoordelijk voor een veilig en ordelijk verloop van het evenement, dus de veiligheid van het publiek, vrijwilligers/werknemers, verkeersregelaars, communicatie naar belanghebbenden en het beperken van overlast. Indien nodig zorg je als organisator voor veiligheidsmaatregelen (zoals beveiliging, toegangscontrole e.d.);
- je dient zelf in staat te zijn kleine calamiteiten te bestrijden;
- je bent verantwoordelijk voor het gehele evenement en daarbij het naleven van gestelde voorschriften in de vergunning;
- je bent verplicht om derden die deel uitmaken van het evenement, zoals kraamhouders op een braderie, op de hoogte te stellen van de gestelde voorschriften. Dit betekent dat je er ook voor verantwoordelijk bent dat derden, die deel uitmaken van het evenement, zich aan de gestelde voorschriften houden;
- je regelt zelf de materialen voor het evenement, zoals podia, dranghekken, eenvoudige verkeersmaatregelen (zoals dranghek met een verkeersbord), afvalbakken, tenten (bijvoorbeeld via verhuurbedrijven). Je zorgt ook voor het afvoeren van het afval;
- je regelt zelf ook de inzet van verkeersregelaars als dit nodig is voor een veilige verkeersafwikkeling tijdens het evenement. Meer informatie over verkeersregelaars vind je op de website van de Stichting Verkeersregelaars.
De verantwoordelijkheid strekt zich ook uit tot de woon- en leefomgeving. Het gaat dan vooral om het voorkomen en beperken van overlastaspecten betreffende geluid, afval, parkeren, enzovoort. Voorop staat dat je als de organisator goed moet communiceren, niet alleen naar de gemeente maar zeker ook naar omwonenden en omliggende bedrijven. Zowel vooraf als achteraf. Hiertoe is een draaiboek en een veiligheidsplan een goed hulpmiddel (vooral bedoeld voor evenementen met een middelmatig of hoog risico). Het veiligheidsplan is bedoeld om de getroffen maatregelen en afspraken voor het evenement inzichtelijk te maken. Hiermee zorg je dat je risico’s voor veiligheid en gezondheid in beeld hebt en deze weet te beperken en te beheersen. Meer info en een format voor een veiligheidsplan vind je op de website van de gemeente Venray.
Venray Bloeit
Venray Bloeit is een samenwerking tussen diverse partijen in de gemeente Venray gericht op de promotie van Venray. Ze zetten Venray op de kaart, bij zowel onze eigen inwoners (trots aanwakkeren) als inwoners van Noord-Limburg, Oost-Brabant en de van elders komende toeristen.
Venray Bloeit neemt initiatief, verbindt en ondersteunt initiatieven van derden op communicatiegebied die bijdragen aan de promotie van Venray. Daar waar nodig brengen ze partijen bij elkaar om initiatieven verder uit te werken en te realiseren.
Daarnaast signaleert Venray Bloeit ideeën, die door bestaande organisaties worden opgepakt of waardoor nieuwe organisaties ontstaan.
Venray Bloeit helpt jou als evenementenorganisator graag op weg bij de promotie van activiteiten. Want juist die maken Venray aantrekkelijk voor inwoners, bezoekers en ondernemers.
Meer informatie vind je op de website van Venray Bloeit.
Cultura Venray
Cultura Venray is een stichting met passie voor kunst en cultuur. Ze zijn de motor voor het culturele netwerk in Venray. Cultura Venray wil bruggen slaan, tussen verenigingen, organisaties en de gemeente. Ze willen verenigingen ondersteunen bij het zoeken van extra inkomsten, organiseren van evenementen en het zoeken van passende partners. Cultura Venray denkt met je mee. Meer informatie vind je op de website van Cultura Venray.
Match voor Vrijwilligers
Match is in de gemeente Venray hét loket voor vrijwilligers en vrijwilligerswerk. Match faciliteert vrijwilligers om passend vrijwilligerswerk te vinden. Meer informatie over vrijwilligers voor jouw evenement, kun je vinden op de website van Match voor Vrijwilligers.
De Horeca
De horeca en evenementenorganisaties kunnen elkaar versterken tijdens evenementen. De horeca heeft tijdens evenementen een eigen verantwoordelijkheid voor het eigen horecabedrijf inclusief het terras.
Als organisator kun je contact opnemen met horecaondernemers voor samenwerking tijdens jouw evenement. Veel horecaondernemers zijn aangesloten bij Koninklijk Horeca Nederland, afdeling Venray. Meer info vind je op de website van Koninklijke Horeca Nederland.
Gehandicaptenplatform Venray
Evenementen dienen toegankelijk te zijn voor mensen met een beperking. De Stichting GehandicaptenPlatform Venray behartigt de collectieve belangen van mensen met een beperking. Het gehandicaptenplatform signaleert en inventariseert knelpunten en maakt zich sterk om hiervoor oplossingen te vinden. Voor hulp, advies en informatie voor jouw evenement kun je terecht bij het gehandicaptenplatform Venray. Meer informatie vind je op de website van Gehandicaptenplatform Venray.
Omwonenden en wijk- en dorpsraden
Evenementen brengen ‘levendigheid’, maar voor sommigen tast het de ‘leefbaarheid’ aan. Het gaat om de juiste balans tussen levendigheid en leefbaarheid. Ga als evenementenorganisator in gesprek en informeer omwonenden en de wijk- of dorpsraad over jouw evenement. Kom afspraken na en houd je aan de spelregels (zoals geluidsniveau, eindtijden, afval). Met respect voor elkaar, houden we Venray levendig én leefbaar voor iedereen.
Doel van DUURCOOP is om kleine tot middelgrote evenementen in heel Limburg te verduurzamen. Door het leveren van milieuvriendelijke event-materialen en door de samenwerking tussen organisatoren te versterken. DUURCOOP geeft advies en is een spin in het web voor het uitwisselen van kennis en ervaringen op het gebied van duurzaamheid. Zo maken we Limburg samen weer een stukje duurzamer! Meer info vind je op de website van DUURCOOP.
Synthese
Synthese is een onderneming voor zorg en welzijn in Noord- en Midden-Limburg. Ze bieden onder andere ondersteuning bij initiatieven in buurt, dorp of wijk, het vormgeven van een aangename leefomgeving, inzet voor elkaar en individuele vragen op gebied van lijf en gevoel, vrienden en relaties, werk en geld, gezin en opvoeden. De missie van Synthese is: ‘Iedereen doet mee’.
Bij synthese zijn ID-scanners beschikbaar om identiteitsbewijzen te scannen op geldigheid. Dit kan nuttig zijn bij het bepalen van de leeftijd voor het schenken van alcohol (polsbandjes) tijdens jouw evenement. Meer info vind je op de website van Synthese.
Vincent van Gogh
Alcohol en drugs zijn verslavende middelen en kunnen negatieve gevolgen hebben voor mens en omgeving (gezondheid, overlast, veiligheid). Vincent van Gogh geeft je advies over welke (preventieve) maatregelen je kunt nemen als het gaat om het gebruik van alcohol en drugs tijdens evenementen. Bij sommige evenementen is het zelfs verplicht om contact te hebben met Vincent van Gogh op gebied van alcohol en drugs. Tijdens het vergunningentraject ontvang je een directe contactpersoon. Meer informatie vind je op de website van Vincent van Gogh.
Gemeente
De gemeente helpt jou bij het realiseren van een gezond en veilig evenement. Je hebt hiervoor een vaste contactpersoon. Ook kunnen we je soms financieel ondersteunen door het verlenen van subsidie.
Subsidie
Of je in aanmerking komt voor een evenementensubsidie lees je onder het kopje ‘Een evenement organiseren’. Daar lees je ook wat je hiervoor moet doen en hoe de gemeente jouw aanvraag beoordeelt.
Contactpersoon vergunningenproces evenementen
Voor het vergunningenproces bij evenementen werkt de gemeente met vaste contactpersonen.
- De contactpersoon evenementen bij de gemeente begeleidt jou bij het vergunningenproces van je evenement. Hierbij staat de samenwerking tussen evenementenorganisatoren en de gemeente centraal.
- De gemeentelijk contactpersoon is hét aanspreekpunt voor jouw evenement. Hij/zij adviseert jou op verschillende thema’s, waaronder het thema veiligheid. Voorafgaand aan de indiening van een aanvraag kan de contactpersoon jou al bijstaan bij vragen of het geven van een toelichting. Bij (middel)grote evenementen is dit vooroverleg al standaard, bij reguliere of kleine evenementen is dit ook mogelijk (eventueel op verzoek). In feite is er sprake van een informele toets in het voortraject waardoor het vergunningsproces efficiënter verloopt.
- Als het evenement voorbij is, evalueren we gezamenlijk het evenement. Wat ging goed en wat kan er een volgende keer beter, zijn vragen die aan bod komen tijdens de evaluatie.
